Eine Anleitung zum Einrichten einer Urlaubs-/Feiertagsansage in der 3CX Telefonanlage
Kurzüberblick
0) Voraussetzung, Ausnahmen
1) Anrufverwaltung prüfen/einrichten
2) Ansage aufnehmen (sprechen)
3) Zeitraum (Feiertage/Urlaub) eintragen
Schritt 0 – Voraussetzungen, Ausnahmen
- diese Anleitung gilt für über 90% der 3CX Anlagen
- wenn auf der Telefonanlage mehr als eine Telefonnummer verwaltet wird, dann ist das je Telefonnummer einzurichten
- wenn Sie mit dem Callflow Manager arbeiten, dann ist auch dafür mit dem Callflow Manager zu arbeiten
Schritt 1 – Anrufverwaltung prüfen/einrichten
- Melden Sie sich im 3CX-Adminbereich an und öffnen Sie „Anrufverwaltung“.
- Prüfen Sie, ob es ein Wartefeld oder eine Rufgruppe gibt, das/die als DID die Kopfnummer (erste Anlaufstelle) verwendet.
- Prüfen Sie, ob ein „Digitaler Rezeptionist“ vorhanden ist, der z. B. „Urlaub“ oder „Feiertag“ heißt.
- Falls kein Digitaler Rezeptionist besteht: Lassen Sie einen anlegen (oder selbst: Anrufverwaltung → Digitaler Rezeptionist → Neu → Namen vergeben → speichern).
- Im Wartefeld bzw. in der Rufgruppe müssen Sie einstellen, dass im Urlaub/Feiertagsfall auf diesen Digitalen Rezeptionisten verbunden wird.
- Wenn diese Verknüpfung besteht, ist Schritt 1 erledigt.
Schritt 2 – Ansage aufnehmen (Datei erstellen lassen)
- Gehen Sie im Admin Bereich zu „Anrufverwaltung“ und öffnen Sie die Einstellungen des Digitalen Rezeptionisten.
- In der Zeile „Ansage“ klicken Sie ganz rechts auf das Telefonsymbol. Es öffnet sich ein Fenster, das nach einem Namen und einer Nebenstelle fragt.
- Name: Das wird der Dateiname der Audiodatei. Wählen Sie einen eindeutigen, wieder erkennbaren Namen, z. B. urlaub-31-12-25.wav (die Datei muss auf .wav enden).
- Nebenstelle: Wählen Sie eine Nebenstelle, bei der ein Telefon in Ihrer Nähe angeschlossen ist – dieses Telefon wird gleich klingeln, um die Ansage aufzunehmen.
- Klicken Sie auf „OK“. Das gewählte Telefon klingelt und gibt Ihnen Sprachansagen, wie Sie die Ansage sprechen und speichern. Folgen Sie diesen Anweisungen und speichern Sie die Aufnahme mit der dort genannten Taste.
- Nach dem Speichern kehren Sie in die Einstellungen des Digitalen Rezeptionisten zurück und wählen die gerade aufgenommene Ansage aus der Liste aus. Dann speichern Sie die Einstellungen.
Tipps zur Ansage:
- Sprechen Sie langsam, deutlich und in ruhiger Umgebung.
- Kurz halten: Name der Firma, Hinweis auf Urlaub/Feiertag, Datum wann Sie wieder erreichbar sind und ggf. alternative Kontaktmöglichkeit.
- Beispiel: „Vielen Dank für Ihren Anruf. Unser Büro ist vom 24.12. bis 02.01. wegen Jahresurlaub geschlossen. Ab dem 03.01. sind wir wieder für Sie da. In dringenden Fällen schreiben Sie bitte eine E‑Mail an …“
Schritt 3 – Zeitraum eintragen
- Öffnen Sie im Admin Bereich „Geschäftszeiten“.
- Wechseln Sie zum Reiter „Feiertage/Urlaub“.
- Legen Sie eine neue Eintragung an: Vergabe eines passenden Namens (z. B. „Weihnachten 2025“) und setzen Sie die gewünschten Start- und Enddaten.
- Wichtig: Das Feld „Ansage“ in diesem Bereich NICHT befüllen – es hat auf diese Automatik keine Wirkung und wird gebraucht nicht.
- Speichern Sie den Eintrag.
Kontrolle / Test
- Geschäftszeiten → Feiertage/Urlaub: neuen Eintrag anlegen, Namen z. B. Test_Urlaub, Start/Ende auf jetzt oder ein kurzes Zeitfenster außerhalb der normalen Telefonzeiten setzen. Speichern.
- Rufen Sie mit einem Mobiltelefon die Kopfnummer an, während der temporäre Urlaub aktiv ist. Prüfen, ob die Urlaubsansage vom Digitalen Rezeptionisten abgespielt wird.
- Geschäftszeiten → Feiertage/Urlaub: den temporären Eintrag löschen, damit alles wieder normal läuft.
Kurze Checkliste vor Abwesenheit
- Digitaler Rezeptionist „Urlaub/Feiertag“ vorhanden und mit Wartefeld/Rufgruppe verknüpft?
- Ansage als .wav aufgenommen und im Rezeptionisten ausgewählt?
- Feiertage/Urlaub in den Geschäftszeiten mit richtigem Zeitraum eingetragen?